Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?
İşe girişte genellikle şu belgeler istenir: kimlik kartı fotokopisi, yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi, diploma veya mezuniyet belgesi, adli sicil kaydı, işe giriş sağlık raporu, vesikalık fotoğraf, banka hesap bilgisi, varsa SGK hizmet dökümü, askerlik durum belgesi ve nüfus kayıt örneği. ikyazılımında bu liste şirketinize göre düzenlenir.
Kimlik okutma
Yeni çalışan formunda kimlik kartının ön ve arka yüzünün fotoğrafı yüklenir. T.C. kimlik numarası, ad, soyad, doğum tarihi ve cinsiyet forma kendiliğinden gelir; T.C. kimlik numarasının doğruluğu kontrol edilir. Seri numarası ve geçerlilik tarihi kayda eklenir, aynı numarayla kayıtlı başka çalışan varsa uyarı verilir.
Belge tarayıcı
- Tek seferde 50 belgeye kadar sürükleyip bırakılabilir.
- e-Devlet'ten alınan barkodlu PDF belgeler doğrudan metinden okunur.
- Fotoğraf ve taranmış belgeler yapay zekâ ile okunur.
- Belge, T.C. kimlik numarası ya da ad soyad üzerinden doğru çalışanla eşleşir.
- Boş alanlar doğrudan doldurulur; mevcut bilgiyle çelişen değerler onaya sunulur.
- Belgedeki T.C. numarası çalışanınkiyle uyuşmazsa hiçbir alan yazılmaz.
Çalışanın kendi evrakını yüklemesi
İşe giriş sırasında çalışana kişiye özel bir bağlantı SMS veya WhatsApp ile gönderilir. Çalışan hesabı olmadan bu bağlantıdan evraklarını telefonunun kamerasıyla yükler. Yanlış belge yüklerse uyarı alır. İK ekranında kimin hangi evrakı eksik olduğu ve kontrol bekleyen belgeler listelenir.
Sık sorulan sorular
e-Devlet belgeleri nasıl okunuyor?
Barkodlu e-Devlet PDF belgelerindeki metin doğrudan okunur, yapay zekâ gerekmez. Ad, T.C. no, adres, adli sicil sonucu gibi alanlar çalışan kartına işlenir.
Kimlik bilgileri güvenli mi?
Belgelere yalnızca yetkili İK kullanıcıları erişir. Eşleşmeyen belgeler hiçbir çalışana görünmez, her işlem kayıt altına alınır.