İK yazılımı nedir?
İnsan kaynakları yazılımı (İK yazılımı, İK programı ya da personel yönetim sistemi), bir şirketin çalışanlarıyla ilgili bütün süreçlerini dijital ortamda yürütmesini sağlar. Çalışan kartları, yıllık izin hakları, giriş çıkış saatleri, masraflar, maaş hesapları, aday başvuruları ve performans değerlendirmeleri ayrı dosyalarda değil, aynı veri üzerinde birbirine bağlı şekilde tutulur. Bir çalışanın işe giriş tarihi değiştiğinde izin hakkı, kıdem rozeti ve bordrosu kendiliğinden güncellenir.
ikyazılımı hangi işleri kapsar?
- İzin takibi: İş Kanunu'na göre yıllık izin hak edişi, resmi tatilleri düşen iş günü hesabı, yönetici onayı ve izin takvimi.
- PDKS ve mesai takibi: Parmak izi cihazı olmadan, değişen QR kod ve konum doğrulamasıyla giriş çıkış, aylık puantaj.
- Bordro: SGK, işsizlik sigortası, kümülatif gelir vergisi ve damga vergisiyle brütten nete hesap ve ücret pusulası.
- İşe alım: Kariyer sayfası, aday havuzu, toplu CV tarama ve adayla yapay zekâ ön görüşmesi.
- Performans: Hedefler, yetkinlik değerlendirmesi ve deneme süresi formları.
- Özlük dosyası: İşe giriş evrak listesi, kimlik ve e-Devlet belgelerinin otomatik okunması.
- Görev tanımları: Hazırlama, sürümleme ve çalışana dijital tebliğ.
- Çalışan iletişimi: Hedefli duyurular, İK mesajlaşması, talep ve şikayet takibi, toplu SMS ve WhatsApp.
- Masraf yönetimi: Fiş fotoğrafından otomatik masraf girişi ve onay akışı.
Kimler için uygun?
ikyazılımı 5 kişilik bir ofisten birden çok şubesi olan şirketlere kadar her ölçekte kullanılır. Şubeler, departmanlar ve yöneticiler ayrı ayrı tanımlanır; yönetici yalnızca kendi ekibini, çalışan yalnızca kendi bilgilerini görür. Sağlık turizmi, perakende, üretim, hizmet ve teknoloji şirketleri gibi vardiyalı ya da sahada çalışan ekibi olan işletmelerde özellikle QR mesai ve mobil kullanım öne çıkar.
Yapay zekâ İK yazılımında ne işe yarar?
Yapay zekâ ikyazılımında rutin işleri üstlenir, kararı her zaman İK ekibine bırakır. CV'leri ilanın şartlarıyla karşılaştırıp puanlar, adayla yazılı ya da sesli ön görüşme yapar, kimlik kartı ve e-Devlet belgelerindeki bilgileri çalışan kartına işler, fişten masraf tutarını okur, görev tanımı ve duyuru taslağı hazırlar. Yapay zekâ bağlı olmasa da izin, mesai, bordro ve diğer modüller eksiksiz çalışır.
Excel yerine İK yazılımı kullanmanın faydası
| İş | Excel ve e-posta ile | ikyazılımı ile |
|---|---|---|
| Yıllık izin hakkı | Her yıl elle hesaplanır, kıdem değişikliği gözden kaçar | Kıdem ve yaşa göre kendiliğinden hesaplanır |
| İzin onayı | E-posta ve imzalı form | Telefondan tek dokunuşla onay, takvime işlenir |
| Mesai | Kart okuyucu veya kağıt imza listesi | QR ile giriş çıkış, otomatik puantaj |
| Özlük evrakı | Bilgiler formlara tek tek yazılır | Belge okutulur, alanlar kendiliğinden dolar |
| Aday değerlendirme | Yüzlerce CV tek tek okunur | CV'ler puanlanır, ön görüşmeyi yapay zekâ yapar |
Güvenlik ve KVKK
Veriler rol bazlı yetkiyle korunur; her işlem tarih, kullanıcı ve IP bilgisiyle kayıt altına alınır. Dosyalara yalnızca yetkili oturumlardan erişilir. Aday başvurularında aydınlatma metni ve açık rıza alınır, aday kaydı silindiğinde CV ve görüşme kayıtları da silinir.
Sık sorulan sorular
İK yazılımı ile İK programı aynı şey mi?
Evet. İK yazılımı, İK programı, insan kaynakları yazılımı ve personel yönetim sistemi aynı ürün grubunu anlatır: çalışan süreçlerini dijital olarak yöneten yazılım.
ikyazılımı bulut tabanlı mı?
Evet. Kurulum gerektirmez, tarayıcıdan ve iOS ile Android uygulamalarından kullanılır. Telefon, tablet ve bilgisayarda aynı ekranlar açılır.
Mevcut çalışan listemizi nasıl aktarırız?
Excel'den kaydedilen tek bir CSV dosyasıyla kadro departmanlarıyla birlikte aktarılır. Kimlik kartı ve belge okutarak tek tek çalışan da eklenebilir.
Kaç kullanıcı ile kullanılabilir?
Kullanıcı sayısı şirketinizin paketine göre belirlenir. Her çalışan kendi hesabıyla izin, masraf, bordro ve duyurularını görebilir.